Last updated: 2026-09-28
Version: 2.1.3
Estos Términos de Servicio ("Términos") regulan el acceso y uso del servicio ToniAgent, ofrecido por Productivity Agents SL, con domicilio en Carrer Santa Eulalia 5, 08195, Sant Cugat del Vallès (España) ("la Empresa").
Al registrarse en la plataforma y activar el servicio, el Cliente acepta estos Términos y confirma haber leído y aceptado el Acuerdo de Encargado del Tratamiento (DPA).
ToniAgent es un agente virtual de voz que permite:
El servicio se presta en modalidad SaaS.
El Cliente reconoce y acepta que ToniAgent actúa como personal administrativo virtual, siguiendo instrucciones definidas por el Cliente.
La Empresa no presta servicios sanitarios ni toma decisiones clínicas. Para gestionar la agenda del Cliente puede tratar datos de salud (el motivo de una visita, las notas de una cita, la base de datos del programa de gestión si el Cliente activa su copia de seguridad); ese tratamiento se realiza en nombre del Cliente, con fines administrativos, conforme al DPA.
ToniAgent informa a quien llama, al inicio de cada llamada, de que será atendido por un asistente de inteligencia artificial y de que la llamada puede ser grabada, conforme al artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689. Este aviso está activado por defecto. Únicamente debe desactivarse (por el Cliente desde el panel de control, o por la Empresa a petición del Cliente) cuando el propio sistema del Cliente facilite esa misma información a quien llama antes de transferir la llamada; en tal caso, el Cliente asume la obligación de informar conforme a la cláusula 13 del DPA.
Para usar ToniAgent se requiere:
El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales.
4.1 Modelo de facturación: Cuotas mensuales según el paquete contratado. Descuento por pago anual. Excedentes por minutos adicionales de llamadas.
4.2 Renovación automática: Los planes se renuevan automáticamente salvo cancelación previa.
4.3 Cancelación: Cancelación mensual sin permanencia. En planes anuales ya pagados, no se realizan devoluciones; la cancelación afecta solo a la renovación.
4.4 Medios de pago y facturación: Los pagos se procesan a través de Stripe Payments Europe, Ltd., que actúa como proveedor de servicios de pago bajo sus propias condiciones. La Empresa no almacena datos completos de tarjeta; únicamente conserva los identificadores de cliente y de pago que Stripe le devuelve. La facturación y contabilidad se gestionan con Holded Technologies, S.L. Estos proveedores tratan datos del Cliente (datos de contacto y facturación), no datos de pacientes, y su tratamiento se rige por la Política de Privacidad de la Empresa y no por el DPA.
El Cliente se compromete a:
El Cliente puede conectar ToniAgent con sistemas de terceros que ya utiliza: su programa de gestión clínica, calendarios, y mensajería. Al activar una integración, el Cliente instruye a la Empresa a intercambiar datos con dicho sistema en los términos del Anexo I de estos Términos, que describe, para cada categoría de sistema conectable, el sentido del flujo de datos, las categorías de datos intercambiadas, el tipo de credenciales utilizadas y su custodia, las funciones opcionales, y el efecto de la desconexión. La relación de sistemas concretos compatibles en cada momento se publica en el panel de control.
El Cliente autoriza a la Empresa a:
El Cliente reconoce y autoriza expresamente que:
6bis. Naturaleza de los sistemas conectados. El proveedor de un sistema que el Cliente conecta (su programa de gestión clínica, su cuenta de Google, su cuenta de WhatsApp Business) es proveedor del Cliente y no subencargado de la Empresa: la relación contractual y las condiciones de uso son las que el Cliente ya tiene con dicho proveedor. Cuando la Empresa necesite un proveedor propio para operar una integración, dicho proveedor figurará en la Lista de Subencargados.
La Empresa garantiza un 99.9% de disponibilidad anual del servicio.
Se excluyen: fallos derivados de terceros (AWS, Twilio, ElevenLabs o proveedores equivalentes), mantenimientos programados con preaviso, e incumplimientos derivados de configuraciones del Cliente.
Se excluyen igualmente las interrupciones o limitaciones causadas por el sistema de gestión clínica conectado por el Cliente o por su proveedor, incluida la retirada o modificación del acceso por parte de dicho proveedor.
Todo el software, modelos, contenidos y documentación de ToniAgent son propiedad exclusiva de la Empresa. El Cliente conserva los derechos sobre sus datos y contenidos.
El Cliente autoriza a la Empresa a mostrar su nombre y logotipo como cliente de ToniAgent y utilizarlo en presentaciones comerciales, listado de clientes, casos de éxito, materiales de marketing y web. El Cliente puede revocar este permiso por escrito en cualquier momento, comunicándolo a privacy@toniagent.com; la Empresa dejará de utilizarlo en materiales nuevos y lo retirará de su web en un plazo razonable.
En la máxima medida permitida por la ley: la Empresa no será responsable de daños indirectos, pérdida de datos del Cliente o lucro cesante. La responsabilidad total acumulada de la Empresa se limita al importe equivalente a un (1) mes de servicio contratado.
El Cliente acepta el uso de los proveedores detallados en la Lista de Subencargados . Las transferencias internacionales se realizan bajo Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) y el EU-US Data Privacy Framework, priorizando siempre regiones de la Unión Europea cuando sea posible.
El tratamiento de datos personales realizado por ToniAgent se rige por el Acuerdo de Encargado del Tratamiento (DPA), que forma parte integrante de estos Términos.
Estos Términos permanecen vigentes mientras el Cliente use el servicio. El Cliente puede cancelar en cualquier momento desde el panel.
La Empresa puede actualizar estos Términos y el DPA. Notificará las modificaciones con al menos quince (15) días de antelación a su entrada en vigor, por correo electrónico a los propietarios de la cuenta y mediante su publicación en el panel de control, indicando la fecha de entrada en vigor y un resumen de los cambios. El Cliente podrá oponerse por escrito o resolver el contrato sin penalización antes de esa fecha, con devolución prorrateada de las cantidades pagadas por anticipado. Transcurrida la fecha de entrada en vigor sin oposición, la continuación del uso del servicio constituye la aceptación de la nueva versión, que la Empresa registrará junto con la prueba de la notificación. La versión vigente y las anteriores están disponibles en todo momento en app.toniagent.com/legal/terms-of-services.
Estos Términos se regirán por la legislación española. Cualquier disputa se someterá a los juzgados de Barcelona, salvo que la ley exija otra jurisdicción.
Este Anexo describe qué ocurre cuando el Cliente conecta un sistema de terceros, con independencia de cuál sea. Solo aplica a las integraciones que el Cliente active.
La relación de sistemas compatibles en cada momento se publica en el panel de control, en la sección de Integraciones. Dicha relación puede ampliarse sin modificar estos Términos: incorporar un sistema adicional de una categoría ya descrita no altera las categorías de datos, las garantías ni los derechos recogidos en este Anexo. Sí requerirá una nueva versión de los Términos, conforme a la cláusula 15, la incorporación de una categoría de integración distinta de las descritas aquí, o de una función opcional que trate categorías de datos no contempladas en este Anexo.
En todas las integraciones: los datos sincronizados se almacenan en AWS eu-west-1, las credenciales se cifran con AES-256, y al desconectar se eliminan los datos sincronizados y las credenciales conforme a la cláusula 9 del DPA.
A. Programas de gestión clínica
| Sentido | Lectura y escritura |
| Datos importados | Profesionales, servicios, agendas y horarios, citas y los datos de los pacientes (nombre, teléfonos, correo, fecha de nacimiento, DNI y notas, según lo que contenga el sistema de origen) |
| Datos escritos | Citas creadas, modificadas o canceladas por el agente |
| Credenciales | Según el sistema: usuario y contraseña, clave de API, token, o credenciales de base de datos |
| Notas | Las notas de cita se almacenan tal como las devuelve el sistema de origen y pueden contener identificadores sanitarios (por ejemplo, el CIP de CatSalut) |
A.1 Sistemas instalados en la clínica. Cuando el sistema no es un servicio en la nube sino un programa instalado en las propias instalaciones del Cliente, la conexión se realiza mediante un túnel cifrado punto a punto operado por un proveedor de la Empresa que no accede al contenido del tráfico (véase la Lista de Subencargados).
A.2 Copia de seguridad de la base de datos (opcional, desactivada por defecto). Esta función está disponible para algunos sistemas instalados en la clínica; el panel de control indica si lo está para el sistema del Cliente. Si el Cliente la activa, la Empresa realiza cada noche una copia completa de la base de datos de dicho sistema, incluidos todos los datos clínicos y administrativos que contenga, y la almacena cifrada (AES-256) en AWS eu-west-1 durante 30 días, tras los cuales se elimina automáticamente. La finalidad exclusiva es la recuperación ante desastres a solicitud del Cliente. La Empresa no accede al contenido de la copia salvo para ejecutar una restauración solicitada por escrito por el Cliente, que se entregará como archivos exportados en un plazo de 5 días laborables. Esta función no sustituye las obligaciones de copia de seguridad del Cliente ni constituye una garantía de recuperación; la limitación de responsabilidad de la cláusula 11 se aplica íntegramente. Al desactivarla o desconectar la integración, las copias existentes expiran en el plazo indicado y no se realizan copias nuevas.
A.3 Integraciones mediante navegador con proxy. Algunos sistemas no ofrecen una interfaz de programación para terceros, por lo que la conexión se realiza mediante un navegador automatizado que opera la sesión de usuario del propio Cliente, con las credenciales que este facilita. El tráfico se enruta a través de la red de un proveedor de la Empresa (véase la Lista de Subencargados); la conexión con el sistema de destino es cifrada de extremo a extremo, por lo que dicho proveedor no accede a su contenido. El funcionamiento de esta integración depende de que el proveedor del sistema siga permitiéndola y puede interrumpirse sin previo aviso.
B. Google Calendar
| Sentido | Lectura y escritura |
| Autorización | OAuth 2.0, permisos `calendar.readonly`, `calendar.events` y `userinfo.email` |
| Datos importados | Metadatos de calendario y eventos (título, descripción, ubicación, fechas, estado, organizador, asistentes, recurrencia) |
| Datos escritos | Eventos creados, modificados o cancelados por el agente, incluyendo nombre y teléfono del paciente |
| Efecto de desconectar | Se eliminan tokens, metadatos y eventos sincronizados. Los eventos creados en el calendario del Cliente permanecen en él |
C. WhatsApp
| Cuenta | La cuenta de WhatsApp Business es del Cliente, que acepta las condiciones de Meta al conectarla |
| Envío | A través de la integración de WhatsApp de la plataforma del agente de voz (véase la Lista de Subencargados) |
| Mensajes al personal | Aviso de fin de llamada y resumen de la gestión, que puede incluir el nombre del paciente |
| Mensajes a pacientes | Solicitud de confirmación de cita, si el Cliente la activa |
| Obligación del Cliente | Garantizar que el personal cuyo número registre ha aceptado recibir estos mensajes, y que sus propias condiciones informan al paciente del contacto por este canal |
Esta Política de Privacidad describe cómo Productivity Agents SL ("la Empresa", "ToniAgent", "nosotros") recopila, usa, almacena y comparte información personal.
Se dirige a dos destinatarios distintos: los usuarios del panel de control (el personal de la clínica que inicia sesión en ToniAgent), y los usuarios de la integración con Google Calendar. El tratamiento de los datos de los pacientes se realiza por cuenta de la clínica y se rige por el DPA, no por esta política.
Esta sección describe qué tratamos sobre usted como usuario del panel, con la Empresa actuando como responsable.
Nombre, apellidos, correo electrónico, rol, clínica asociada, y los datos de registro (dirección IP y fecha de alta, conservados como prueba de la aceptación de estos Términos). Base jurídica: la ejecución del contrato. Se conservan mientras la cuenta esté activa.
No utilizamos cookies publicitarias, de perfilado ni de seguimiento entre sitios.
El panel utiliza PostHog (servidores en la UE) para:
Esta información se asocia a su identificador interno de usuario, el identificador de su clínica y su correo electrónico. Salvo lo indicado para las encuestas, no guarda nada en su dispositivo, y no afecta a datos de pacientes.
Se realiza sobre la base del interés legítimo de la Empresa en decidir qué funcionalidades mostrarle y en entender y mejorar el uso del panel (art. 6.1.f RGPD), tras ponderar que el contenido se enmascara antes de salir de su navegador, que no se usa para publicidad ni se cede a terceros distintos del encargado, y que se limita a su actividad como usuario del panel.
Puede oponerse en cualquier momento a la medición de uso, la reproducción de sesión y las encuestas, sin necesidad de justificarlo y sin consecuencia alguna para el servicio, escribiendo a privacy@toniagent.com. La consulta de funcionalidades activas es necesaria para el funcionamiento del panel y se mantiene.
Registramos errores y tiempos de carga del panel para detectar y corregir fallos, junto con su dirección IP, el tipo de navegador y su identificador interno de usuario. El proveedor es New Relic (servidores en la UE).
Esta monitorización no guarda nada en su dispositivo: no utiliza cookies ni almacenamiento local. Se realiza sobre la base del interés legítimo de la Empresa en mantener el servicio estable y seguro (art. 6.1.f RGPD), tras ponderar que se limita a datos técnicos, que no se usa para perfilar ni para publicidad, y que no afecta a datos de pacientes.
Puede oponerse en cualquier momento, sin necesidad de justificarlo y sin consecuencia alguna para el servicio, desde la página Privacidad del panel. Al hacerlo, el agente de monitorización deja de cargarse.
Con los proveedores que operan el panel, en su condición de encargados: AWS (alojamiento, UE), PostHog (funciones activas y uso del panel, UE), New Relic (monitorización, UE), y AWS Cognito (autenticación, UE). Para la facturación de la clínica, con Stripe y Holded conforme a la cláusula 4.4.
Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a privacy@toniagent.com . También puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
Esta sección aplica únicamente si elige conectar su cuenta de Google Calendar a ToniAgent. Si no la conecta, no accedemos a ningún dato de su cuenta de Google.
Si elige conectarla, accedemos a los siguientes datos de usuario de Google a través de la API de Google Calendar:
1. Información de la Cuenta de Google:
Su dirección de correo electrónico de Google (utilizada para identificar y asociar su Google Calendar con su cuenta de ToniAgent).
2. Metadatos de Calendario:
IDs y nombres de calendarios, descripciones de calendarios, configuraciones de zona horaria, colores de calendario (fondo y primer plano), indicador de calendario principal.
3. Eventos de Calendario:
Títulos de eventos (resumen), descripciones de eventos, ubicaciones de eventos, horas de inicio y finalización (incluidos indicadores de eventos de todo el día), estado del evento (confirmado, tentativo, cancelado), direcciones de correo electrónico de organizadores, información de asistentes (direcciones de correo electrónico y estado de respuesta), reglas de recurrencia (para eventos recurrentes), enlaces a eventos en Google Calendar.
Cuando interactúa con el asistente de IA de ToniAgent para la gestión de calendario, el agente de IA procesa:
Estos datos se procesan para ejecutar sus solicitudes de gestión de calendario y están sujetos a las mismas protecciones de seguridad y privacidad que otros datos de Google Calendar.
Utilizamos sus datos de Google Calendar para los siguientes fines:
1. Visualización de Eventos de Calendario:
Mostrar sus eventos de calendario dentro de la interfaz de la aplicación ToniAgent para que pueda ver su agenda junto con sus otras tareas y actividades.
2. Sincronización Local:
Sincronizar y almacenar sus eventos de calendario localmente en nuestra base de datos para un acceso más rápido y un mejor rendimiento. Esto le permite ver su calendario sin llamadas repetidas a la API de Google.
3. Notificaciones de Eventos (Opcional):
Si está habilitado, configuramos notificaciones webhook desde Google Calendar para recibir actualizaciones en tiempo real cuando sus eventos cambien, manteniendo sus eventos sincronizados actualizados.
4. Gestión de Calendario por el Agente de IA:
Cuando interactúa con el asistente de IA de ToniAgent, el agente puede realizar las siguientes acciones en su Google Calendar en su nombre y con su autorización explícita :
Cómo Funcionan las Modificaciones del Agente de IA:
Salvaguardas Importantes:
Sus datos de Google Calendar se almacenan en una base de datos PostgreSQL alojada en Amazon Web Services (AWS) en la región de Irlanda (eu-west-1). Almacenamos tres tipos de datos:
Utilizamos Amazon Web Services (AWS) como nuestro proveedor de alojamiento y base de datos. Sus datos de Google Calendar se almacenan en servidores de AWS ubicados en la región de Irlanda (eu-west-1) dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). AWS actúa como procesador de datos bajo nuestro Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) y está sujeto a los términos compatibles con GDPR de AWS.
Para poder atender una llamada, el agente de voz necesita saber qué huecos están libres y, si quien llama pregunta por su propia cita, a nombre de quién está. Por ello, cuando la integración está activa:
Estos datos derivados se procesan por ElevenLabs (plataforma del agente de voz) y por los modelos de lenguaje que esta utiliza, así como por Amazon Bedrock en el análisis posterior a la llamada, con modelos de lenguaje que AWS ejecuta dentro de la UE. Ninguno de estos proveedores utiliza estos datos para entrenar sus modelos; véase la cláusula 5bis del DPA.
No transferimos a esos proveedores el contenido íntegro de sus eventos: ni los títulos, ni las descripciones, ni los asistentes, ni los nombres de sus calendarios. No compartimos sus datos de Google Calendar con redes publicitarias ni plataformas de marketing, ni los utilizamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google por parte de ToniAgent se ajustarán a la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En particular: solo utilizamos los datos de Google Calendar para prestar y mejorar las funciones de ToniAgent visibles para el usuario; no los transferimos a terceros salvo para prestar esas funciones (los proveedores indicados en esta política), por motivos de seguridad, para cumplir la ley o con su consentimiento; ninguna persona los lee salvo con su consentimiento, por seguridad, para cumplir la ley o de forma agregada y anonimizada; y no los utilizamos para publicidad ni para entrenar o desarrollar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático generalizados.
Cuando autoriza a ToniAgent a acceder a su Google Calendar, nuestro asistente de IA puede realizar tareas de gestión de calendario en su nombre, incluyendo:
Tiene control total sobre su integración con Google Calendar:
Revocar Acceso en Cualquier Momento:
Puede desconectar su cuenta de Google Calendar de ToniAgent en cualquier momento a través de la página de Integraciones en la configuración de su cuenta. Desconectar eliminará inmediatamente todos los tokens OAuth, metadatos de calendario y eventos sincronizados de nuestra base de datos.
Control Granular:
Puede elegir qué calendarios específicos sincronizar con ToniAgent. Puede desconectar calendarios individuales manteniendo otros calendarios conectados.
Configuración de Cuenta de Google:
También puede revocar el acceso de ToniAgent a su Google Calendar directamente a través de la configuración de su Cuenta de Google en myaccount.google.com/permissions . Revocar el acceso a través de Google impedirá que ToniAgent acceda a sus datos de calendario, pero también debe desconectar la integración dentro de ToniAgent para eliminar los datos almacenados localmente.
Portabilidad de Datos:
Sus eventos de calendario permanecen en su Google Calendar en todo momento. Puede exportar sus datos de calendario directamente desde Google Calendar utilizando Google Takeout ( takeout.google.com ).
Derechos GDPR (Usuarios del EEE):
Podemos actualizar esta Política de Privacidad ocasionalmente para reflejar cambios en nuestras prácticas o por razones legales o regulatorias. Le notificaremos de cualquier cambio material publicando la nueva política en esta página y actualizando la fecha de "Última actualización" en la parte superior.
Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o sobre cómo manejamos sus datos, por favor contáctenos en:
Productivity Agents SL Carrer Santa Eulalia 5 08195 Sant Cugat del Vallès, España Email: support@toniagent.com · Privacidad: privacy@toniagent.com
Este Acuerdo de Encargado del Tratamiento ("DPA") forma parte de los Términos de Servicio aceptados por el Cliente al registrarse en la plataforma ToniAgent, ofrecida por Productivity Agents SL, con domicilio en Carrer Santa Eulalia 5, 08195, Sant Cugat del Vallès (España) ("el Encargado").
El Cliente ("el Responsable") acepta este DPA al activar el servicio.
Este DPA regula el tratamiento de datos personales realizado por el Encargado en nombre del Responsable mediante el uso de ToniAgent. El tratamiento se realiza mientras el Responsable mantenga activa su cuenta.
ToniAgent procesa datos personales con las siguientes finalidades:
El tratamiento no incluye la prestación de servicios sanitarios. Los datos de salud se tratan exclusivamente con carácter administrativo y bajo instrucciones del Responsable, en el alcance descrito en la cláusula 4.
Datos del paciente / usuario final: nombre y datos de contacto, motivo de la visita o consulta, DNI u otros identificadores (si los proporciona el usuario final o el sistema de gestión clínica conectado), fecha de nacimiento, contenido íntegro de la conversación (voz y/o texto), transcripciones y grabaciones de llamadas, información derivada del análisis conversacional (sentimiento, urgencia, contexto), y las notas de cita tal como las devuelve el sistema de gestión clínica conectado, que pueden contener identificadores sanitarios.
Si el Responsable activa la copia de seguridad de la base de datos (Anexo I, A.2), el tratamiento incluye además la totalidad del contenido de dicha base de datos, incluidos los datos clínicos que contenga, con la única finalidad de recuperación ante desastres.
Datos del personal del Responsable: nombre, correo, rol y disponibilidad para agendar citas, y el número de teléfono de las personas que el Responsable registre para recibir notificaciones por WhatsApp.
Datos técnicos: logs de uso, metadatos de llamadas, timestamps, IPs de acceso.
ToniAgent puede tratar categorías especiales de datos, incluidos datos de salud, en la medida necesaria para ejecutar las instrucciones administrativas del Responsable: el motivo de la consulta expresado por el paciente, el contenido de la conversación y su transcripción, la información derivada de su análisis, las notas de cita tal como las devuelve el sistema de gestión clínica conectado y, si el Responsable activa la copia de seguridad del Anexo I (A.2), la totalidad de dicha base de datos. El tratamiento tiene fines exclusivamente administrativos (no clínicos), se realiza únicamente bajo instrucciones del Responsable y se ampara en el artículo 9.2.h del RGPD (gestión de los sistemas y servicios de asistencia sanitaria), en el marco de la relación entre el profesional sanitario y el paciente. El Encargado no toma decisiones clínicas, no prioriza ni clasifica la atención sanitaria, y no utiliza estos datos para ningún fin propio.
Importante: El Responsable es quien debe garantizar la base jurídica adecuada para el tratamiento de estas categorías especiales, incluyendo la información previa al paciente sobre la grabación y transcripción de la llamada.
El Encargado únicamente tratará los datos personales conforme a instrucciones documentadas del Responsable, para las finalidades descritas en este DPA, sin poder utilizarlos para fines propios bajo ninguna circunstancia. Si una instrucción es contraria a la ley, el Encargado lo notificará al Responsable de forma inmediata.
La conexión de un sistema de terceros conforme al Anexo I de los Términos constituye una instrucción documentada del Responsable a los efectos de esta cláusula.
5bis.1. El Encargado declara y garantiza que no utiliza, ni permite que sus subencargados utilicen, los datos personales tratados en virtud de este DPA para entrenar, ajustar (fine-tuning), mejorar o desarrollar modelos de inteligencia artificial , redes neuronales, algoritmos de machine learning, o cualquier otro sistema automatizado de toma de decisiones.
5bis.2. Esta garantía se extiende expresamente a: las grabaciones de voz y su contenido, las transcripciones generadas, el contenido de las conversaciones de texto, los datos de calendario y citas, los datos sincronizados desde el sistema de gestión clínica, y cualquier dato derivado del análisis conversacional.
5bis.3. El Encargado exige contractualmente a cada subencargado (véase Lista de Subencargados ) la misma garantía de no-entrenamiento. En particular:
5bis.4. En caso de que un subencargado modifique sus condiciones de servicio de forma que pueda afectar esta garantía, el Encargado notificará al Responsable en un plazo máximo de 15 días y, si no es posible mantener la garantía, procederá a sustituir al subencargado en un plazo razonable.
El Responsable otorga autorización general al Encargado para recurrir a los subencargados incluidos en la [Lista de Subencargados](/legal/subprocessors) , que indica para cada uno su identidad, ubicación del tratamiento, finalidad y garantías.
6.1. El Encargado informará al Responsable de toda incorporación o sustitución de un subencargado con al menos quince (15) días de antelación a su fecha de efecto, y publicará la actualización en la Lista. El Responsable podrá oponerse por escrito, de forma motivada, dentro de ese plazo. Las partes tratarán de buena fe de resolver la objeción. Si no se resuelve antes de la fecha de efecto, el Responsable podrá resolver el servicio afectado o el contrato sin penalización, con devolución prorrateada de las cantidades pagadas por anticipado.
6.2. Cuando la sustitución de un subencargado sea necesaria por razones de seguridad o continuidad del servicio, el Encargado podrá efectuarla de inmediato, informando al Responsable tan pronto como sea razonablemente posible; el derecho de oposición del apartado 6.1 se mantiene.
6.3. Los sistemas de terceros que el Responsable conecta a ToniAgent conforme a la cláusula 6 de los Términos (integraciones) no son subencargados del Encargado; su tratamiento se rige por el Anexo I de los Términos y por la relación del propio Responsable con dicho proveedor.
6.4. La lista actualizada de subencargados está disponible en app.toniagent.com/legal/subprocessors .
Medidas técnicas: cifrado en tránsito (TLS 1.2+), cifrado en reposo (AES-256) de la base de datos (Amazon Aurora), de las copias de seguridad, y de grabaciones, transcripciones, credenciales de integración y tokens OAuth, segmentación lógica por cliente (multi-tenant isolation), control de acceso basado en roles con MFA obligatorio, logs de auditoría, detección de anomalías en API y llamadas, y backup cifrado con retención limitada.
Medidas organizativas: política de acceso mínimo (least privilege), todo el personal sujeto a acuerdos de confidencialidad, revisiones periódicas de seguridad (mínimo semestral), procedimientos documentados de borrado y gestión de incidentes, y formación obligatoria en protección de datos para todo el personal.
Certificación ISO 27001: El Encargado tiene previsto obtener la certificación ISO 27001 (Sistema de Gestión de Seguridad de la Información) durante el cuarto trimestre de 2026. Esta certificación acreditará la implementación de un marco de seguridad reconocido internacionalmente, auditado por un organismo independiente.
Un anexo técnico detallado puede proporcionarse a solicitud del Responsable.
Todo el personal del Encargado está sujeto a obligaciones de confidencialidad, que perduran incluso tras la terminación de su relación laboral o contractual con el Encargado.
9.1. Política estándar (por defecto):
| Tipo de dato | Retención estándar | Opciones configurables |
| Grabaciones de voz | 12 meses | Desactivable a < 24h (borrado tras transcripción) / 7/30/90/180/365 días |
| Transcripciones | 12 meses | Desactivable a < 24h / 30/90/180/365 días |
| Metadatos y logs | 12 meses | 6/12/24 meses |
| Datos de analítica | Anonimizados a 30 días | Anonimización inmediata / 7/30/90 días |
| Google Calendar (tokens/eventos) | Mientras integración activa | Borrado inmediato al desconectar |
| Datos sincronizados del sistema de gestión clínica | Mientras integración activa | Borrado al desconectar |
| Copia de seguridad de la base de datos (si activada) | 30 días | Desactivable en cualquier momento |
9.2. El Responsable puede solicitar una configuración de retención diferente a la estándar, comunicándolo por escrito a privacy@toniagent.com . El Encargado implementará la configuración solicitada en un plazo máximo de 10 días laborables.
9.3. La retención estándar de grabaciones de voz y transcripciones es de 12 meses. El Responsable puede desactivar la grabación de llamadas desde el panel de control, en cuyo caso las grabaciones se eliminan tras la transcripción (< 24 horas). Esta configuración es accesible desde la sección "Legal i Compliment" del panel de cada agente.
9.4. A la terminación del contrato, todos los datos serán eliminados en un plazo máximo de 30 días, salvo obligación legal de conservación. El Responsable puede solicitar una copia antes de la eliminación.
A la terminación del contrato o a petición del Responsable: los datos serán eliminados o devueltos (a elección del Responsable), el Encargado emitirá un certificado de destrucción si el Responsable lo solicita, y se conservarán únicamente los datos estrictamente necesarios por obligación legal, debidamente identificados y con acceso restringido.
El Encargado notificará al Responsable sin dilación indebida y en un plazo máximo de 36 horas desde el conocimiento del incidente. La notificación incluirá: naturaleza de la brecha, categorías de datos afectados, número aproximado de interesados, consecuencias probables y medidas adoptadas o propuestas. El Encargado colaborará con el Responsable en la gestión del incidente y en la notificación a la AEPD si procede. El Responsable es quien deberá notificar a la autoridad de control o a los afectados si corresponde.
El Responsable podrá: solicitar información detallada sobre medidas de seguridad implementadas, realizar auditorías razonables (máximo una anual, con preaviso de 30 días), y exigir colaboración en DPIAs cuando ToniAgent se use en procesos de riesgo elevado.
El Encargado pone a disposición del Responsable una plantilla de DPIA base que cubre el uso estándar de ToniAgent en clínicas médicas (disponible bajo petición a privacy@toniagent.com ). El Responsable deberá adaptarla a su contexto específico.
El Responsable garantiza: base jurídica válida para el tratamiento (art. 6 y 9 RGPD), información previa y adecuada a los pacientes sobre la grabación, transcripción y procesamiento de sus llamadas mediante IA y, si activa las confirmaciones por WhatsApp, sobre el contacto por dicho canal; si el aviso inicial de atención por inteligencia artificial y posible grabación que ToniAgent emite por defecto se desactiva (a su petición o desde el panel), que su propio sistema facilita esa información a quien llama antes de transferir la llamada; configuración correcta del servicio (incluyendo la política de retención elegida), que los datos proporcionados son exactos y relevantes, y la atención de los derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, etc.) con la colaboración del Encargado cuando sea necesario.
El Responsable garantiza asimismo que las personas de su organización cuyo número de teléfono registre para recibir notificaciones por WhatsApp han aceptado recibirlas, y que quien las registra está autorizado a confirmarlo en su nombre.
El Encargado se responsabiliza del cumplimiento de sus obligaciones bajo el RGPD. La responsabilidad económica se limita a lo establecido en los Términos de Servicio: límite máximo equivalente a un (1) mes de servicio.
Este DPA está vigente mientras el Responsable utilice ToniAgent. A la terminación, se aplicará lo descrito en las cláusulas 9 y 10. Las modificaciones de este DPA se notifican y entran en vigor conforme a la cláusula 15 de los Términos: aviso con al menos quince (15) días de antelación, derecho del Responsable a oponerse o resolver sin penalización, y aceptación por la continuación del uso una vez alcanzada la fecha de entrada en vigor sin oposición.
Este DPA se rige por la ley española, el RGPD y la LOPDGDD. Cualquier disputa se resolverá en los juzgados de Barcelona.
Documentos complementarios: